概要
XToolsCRM是软件，也是工具
既辅助老板，也帮助销售人员。
销售人员的专属助理，享受销售过程乐趣！
管理人员的理想工具，打造销售团队凝聚力！
主要功能模块
谁来使用XToolsCRM？
您需要注意
销售人员对CRM的态度决定了CRM的效果
| ● | 销售人员是实时数据的采集者，是销售活动的参与者和执行者。 |
| ● | 不应传递给销售人员这样的感觉：“CRM是老板用来限制和管理我们的，是负担！” |
| ● | 要让销售人员感受到：“XToolsCRM是个不错的工具，对我的工作确实帮助” |
作为XToolsCRM的设计者，我们已经充分考虑了这个问题，通过产品设计和操作界面优化，让销售人员用起来舒心，方便。企业的老板或管理者在部署CRM应用时，请您多向销售人员介绍它的工具特性：它能够像专属助理一样辅助销售人员享受销售过程。
经验表明：这一点很重要。
Constructs/您需要确定
XToolsCRM功能很多，在启用之前，确定一些功能的选择会加快启用过程，包括：
个人客户 & 企业客户
个人客户和企业客户是根据客户的自身的性质而定。
比如：北京沃力森信息技术有限公司，就是企业客户；
上海的王德生先生，就是个人客户。
在新建客户时，区分企业和个人；在查询和维护中，没有明显差异。
多数企业既有企业客户也有个人客户。
使用合同，还是使用订单？
在XToolsCRM中，合同和订单都是用来管理合约的，都支持对回款的计划、记录和发票的管理。区别在于：
|
合约类型 |
包含产品种类 |
产品需关联库存 |
合同 |
服务类产品合同 |
一个或者少数的几个 |
不支持 |
订单 |
实物类产品合同 |
一个或者多个 |
支持 |
简单说：订单更适合与实物型销售的企业，其不仅在一次销售多种产品时操作方便，还支持产品的出库和发货。
注意：对于同一个合约，或者使用合同、或者使用订单，不能同时使用。
客户式跟踪还是销售机会式跟踪？
在售前跟踪时，根据销售模式不同，可分为客户式跟踪和销售机会式跟踪。它们的区别是：
|
跟踪主体 |
操作界面 |
适用范围 |
建议 |
客户式跟踪 |
客户 |
客户视图 |
几乎所有的销售模式 |
客户多，跟踪过程较短 |
机会式跟踪 |
客户的 销售机会 |
销售机会视图 |
大单且售前跟踪期很长，几个月甚至更久 |
复杂的售前跟踪，需分阶段管理 |
销售机会跟踪注重售前的阶段、可能性、预期金额等非常详细的参数。适用于大单、跟踪周期较长的跟单模式。一般适合于大项目打单的销售模式。
客户式跟踪以具体的行动为主，比如电话、邮件、拜访等，跟踪周期较短，且并不把售前分为很多阶段。如果每个销售每月跟踪的售前期客户在几十个甚至更多，一般使用客户式跟踪比较合适。
是否启用库存管理
如果需要使用库存管理配合订单发货，则需要对产品、仓库、库管等初始设置后，方可启用。具体过程可通过XToolsCRM提供的视频培训会议、支持文档。
开设新用户
需要几层用户？
XToolsCRM的人员角色设置灵活，可根据企业情况设置为两级、三级、或者四级结构。
说明：
1.用户级别分为 老板、主管或助理、普通员工。部门主管可以带助理。
2.二级人员结构：公司(老板)－员工。
三级人员结构：公司(老板)－部门(主管)-员工。
四级人员结构：公司(老板)－部门(主管)－部门(主管)-员工。
3.即：部门允许一层下级部门(类似大部门和小部门)，总体最多支持四级结构。
4.每个部门只允许一个主管用户，但允许有多个助理用户。
另外，可能这里的用户角色名称与贵司的职务名称不同，CRM中的角色只代表不同的数据权限，并不等同于现实生活中的职务。
允许开设几个老板？
至少有一个老板用户，可以设置多个老板。
多个老板用户之间，数据权限没有区别。
还可以设置没有管理权限的老板用户，没有管理权限指的是不能设置CRM帐户的各种参数，但可以管理公司全部的销售数据。可用于副总、总经理助理等，有时也用于财务人员。
注意：管理权限在帐户菜单?用户管理界面下方有专门的说明。
数据权限是怎样的？
XToolsCRM的数据权限基础是：根据上下级关系的自动权限，只要设置好用户的上下级关系，就自动实现数据权限，包括：
| 1. | 数据权限以客户为中心，相关的联系人、日程任务、销售机会、合同回款等子数据权限依附于该客户的权限 |
| 2. | 销售人员只能管理自己录入的客户数据 |
| 3. | 主管、主管助理用户可以管理自己和下属录入的数据，部门间是互相隔离的 |
| 4. | 主管助理的权限和主管的权限一样 |
| 5. | 老板用户可以管理整个公司的数据 |
| 6. | 在自动权限基础上，可以对个别客户共享或转移权限 |
角色设置：
角色一共有8种：销售管理角色、产品管理角色、采购管理角色、仓库管理角色、客户服务角色、维修管理角色、财务管理角色、市场活动管理角色。被赋予某种角色的用户，就自动拥有该角色的管理权限。例如：A用户被赋予采购管理角色，那么他就会拥有采购管理权限。
另有一些特殊权限需要由老板用户单独设置，比如：成本管理权限、数据导出权限、报表查看权限等。
个性化设置
上传企业Logo（标志）
XToolsCRM软件界面上，左上角的Logo可以自行更换。
在菜单：帐户->企业帐户信息 内操作。
设置数据字典
比如客户种类、客户来源、联系人分类等，这些字段的待选项支持自定义，更符合企业自身的习惯。
以客户种类字段为例：
有的企业把客户种类分为：VIP客户、普通客户、潜在客户；
有的企业则把客户种类分为：个单购买、大宗采购、分销代理等。
这个功能在帐户菜单->数据字典内设置。
注意：帐户菜单负责对CRM各种参数的设置，只有Boss用户（有管理权限的）可以看到。